Construction d'un horaire de travail est compliqué - Utilisez Outils pour garder gestionnaires et des employés heureux

Bien que les horaires de travail des employés semblent parfois simples à créer, construire un calendrier de «bon» travail est extrêmement difficile en utilisant des méthodes traditionnelles telles que Microsoft Excel ou un stylo et du papier. Les gestionnaires doivent établir un calendrier afin que les employés qualifiés sont disponibles pour répondre à la demande prévue de services ou de biens. Et un bon horaire reflète fidèlement les ventes prévues pour la semaine prochaine ou le mois, tout en offrant des heures de travail adéquates pour les employés.

Horaires du personnel Prendre le temps de créer

Le calendrier employé informe les employés quand arrivent au travail, et dans certains cas, quand partir. Dans d'autres cas, les employés sont "coupés" du calendrier basé sur la demande (ou volume) à l'entreprise. Dans presque tous les cas, l'horaire de travail est créé par le personnel de gestion dans le back-office ou à la maison après les heures - d'un point de mécontentement pour les gestionnaires qui doivent travailler pendant de longues heures et des heures de week-end pour construire les horaires du personnel. Les étapes pour créer un calendrier de travail se lit comme une longue liste de tâches, occupant plusieurs heures de temps de gestion de chaque semaine:

1. D'abord en revue le livre du gestionnaire loch journalier et estimation ou ventes à venir prévisions et la demande de main-d'œuvre.
2. Ensuite vérifiez le journal demande de l'employé et les feuilles de disponibilité ainsi que les préférences individuelles de travail tout en se rappelant que les employés sont des mineurs ou limités dans le travail.
3. Regardez-up certifications requises des employés, par exemple, les licences ABC sont tenus de servir de l'alcool dans un restaurant.
4. Identifier le personnel de confiance et expérimenté pour ouvrir ou fermer le restaurant, un bar ou un club.
5. Essayez de répartir équitablement quarts de travail tout heure minimum réunion employé travaille, mais ne pas dépasser un nombre maximal d'heures.
6. Assurez-vous que les employés ne sont pas susceptibles de recevoir des heures supplémentaires si quelqu'un ne se présente pas.
7. Identifier les moments qui conviennent d'accorder une pause et les périodes de repas pour les membres du personnel qui sont tenus de recevoir les pauses.
8. Calculer le coût probable de la masse salariale, en étant conscient des contraintes budgétaires - si le coût est trop élevé, recommencer à l'étape 1!

Jongler avec tous ces facteurs pour créer un bon horaire pour la main-d'œuvre est une tâche complexe qui peut consommer plus de dix pour cent du temps d'un gestionnaire tout au long de la semaine. Dans de nombreux cas, en particulier dans les entreprises de propriétaires-exploitants, ce calendrier est affiché à la fin de la semaine pour la semaine à venir. Affichage du calendrier provoque la fin des problèmes avec les employés et leur chiffre d'affaires supérieur et réduit mandat à l'entreprise - la réduction de l'ensemble des profits!

La version finale de l'horaire de travail, dont le gestionnaire a probablement passé des heures à créer, peut être envoyé par courriel en vrac sur les salariés (si le gestionnaire a utilisé un outil tel que Microsoft Excel et un modèle de calendrier pour construire le planning), ou plus communément , imprimé et affiché sur un mur à l'arrière de l'entreprise (à l'intérieur du bureau de gestion, cellier, ou la cuisine).

Exemple: Lors d'une boîte de nuit, la gestion jongle avec les préférences de travail et les besoins de plus de 90 personnes, y compris les barmen et les serveurs (serveurs et serveuses), cuisiniers, danseurs, sécurité, disc jockeys, artistes-interprètes et le personnel de gestion payés. Après la fermeture de l'entreprise, jeudi soir, le gestionnaire passe trois heures à construire le calendrier et en essayant de répondre aux besoins de chaque employé - ainsi que les besoins de l'entreprise. Il ya toujours quelques-uns. Give-and-take lors de la construction d'un calendrier, et après avoir terminé le programme, il est affiché sur un mur dans le bureau de gestion de sorte que les employés savent quand travailler Une deuxième copie de l'annexe est enregistré dans un dossier pour une comparaison ultérieure avec l'employé des aiguilles d'une horloge et en-dehors fois pour identifier les irrégularités calendrier ou les zones d'amélioration.

Horaires de travail théorique sont-ils importants pour le personnel

Cet horaire de travail posté est le "calendrier de travail théorique» - c'est le travail nécessaire pour faire fonctionner l'entreprise et répondre à la demande prévue. L'horaire de travail affiché changera tout au long de la semaine, les employés ne parviennent pas à se montrer, échanger avec les équipes autres membres du personnel, les exigences arriver tôt ou tard, ou d'une entreprise changent et les employés sont coupés ou ajoutés à l'horaire. Si les estimations des coûts de main-d'œuvre (estimations sur la paye) sont inclus, puis l'horaire de travail théorique est communément appelé un pro forma du travail. L'horaire affiché doit être sauvegardés et archivés (tel qu'il a été créé par la direction) pour une comparaison ultérieure des heures travaillées et des questions en provenance du Travail et des audits industries, les conflits disponibilité, les conflits de travail, ou même des poursuites judiciaires.

Exemple: Si le gérant de la discothèque, à partir de l'exemple précédent, reçoit 60.000 $ par année en salaire, le processus de planification à cette boîte de nuit coûte plus de 90 $ par semaine, 360 $ par mois, et 4320 $ par année - juste pour faire un calendrier de l'employé! Avec un outil de planification du travail, la construction d'un calendrier pourrait coûter moins de 8 $ par semaine, 32 $ par mois, et 382 $ par année. L'utilisation d'un logiciel d'ordonnancement employé crée une somme supplémentaire de 3.936 à but lucratif - chaque année!...